Movers & Moving Service Киев
Организация Офисных переездов от планирования до распаковки

Организация Офисных переездов от планирования до распаковки

Офисный переезд

Офисный переезд • как спланировать перевозку офиса

На первый взгляд можно предположить, что офисный переезд это простая задача. Но многие ошибаются, пытаясь организовать перевозку офисного груза своими силами отвлекая своих сотрудников от основной работы.

Опыт в любой сфере бизнеса очень важен, а знания помогают грамотно и правильно проводить бизнес процессы. Не исключение в отрасли грузоперевозок и организации офисных переездов

Ваша компания занимает свою нишу в бизнес сообществе города Киев и предоставляет услуги или продажи для своих клиентов на профессиональном уровне.

При найме новых сотрудников, Вы особое внимание обращаете на опыт, стаж работы, какими знаниями он владеет в вашем направлении. После собеседования, принимаете решение по трудоустройству специалиста.

Вряд ли Вы заранее подбираете персонал с учетом того, что Ваша компания в будущем будет переезжать в новый офис, и хотите убедится в том, что кандидат умеет дополнительно разбирать и демонтировать офисную мебель, оборудование, технику прочее. Так же вряд ли у Вас работают универсальные специалисты которые смогут спланировать все этапы офисного переезда, при этом владеют организаторскими способностями настроить и привлечь весь офис к участию к переезду, при этом скоординировать процесс без временных простоев и без потери производительности бизнеса.

Офисный переезд в Киеве • кому поручить подготовку офиса к перевозке

Офисные переезды по Киеву с Киева по Украине необходимо планировать заранее. Провести инвентаризацию, избавиться, утилизировать ненужные документы, не нужную мебель, технику, организовать сотрудников и т.д. И остается открытый вопрос, кому поручить все эти действия и задачи.

Секретарь офиса: Как показывает наша практика, в 80% первых обращений к нам, звонит секретарь офиса. Задает очень много вопросов, это очень хорошо, но не забывайте что секретарь в большей степени занимается своими профессиональными обязанностями и физически не может все понять и запомнить.

Активный сотрудник: Возможно он имеет организаторские способности, может во круг себя собрать людей, дать каждому задание, но знает ли он где что лежит, стоит, кто чем пользуется, сколько офисной бумаги, документов, архива и т.д. Сколько времени у него может уйти на сбор этой информации. Подумайте, стоит ли отвлекать хорошего организатора от основных обязанностей, которые приносят прибыль.

Кому же лучше всего поручить и назначить ответственным по переезду офиса.

Практически в каждом офисе, есть должность — хозяйственник (так его называют). Этот человек как архивная книга, в которой записано все до мелочей. К нему обращаются все сотрудники офиса за помощью, начиная от выдачи бумаги для принтера до проведения мелких ремонтов.

Да, Вы будете удивлены, но именно этот человек сможет провести полную инвентаризацию офисного имущества, составит список вещей кому что принадлежит и кто чем пользуется.

Одним словом, хозяйственник будет правильный выбор для организации процесса подготовки офиса к перевозке, учитывая каждую мелочь.

Офисный переезд • готовим офис к переезду самостоятельно

Рассмотрим вариант, если Вы решили самостоятельно готовить имущество к перемещению и у Вас нет такого человека как хозяйственник. С чего тогда начинать.

  • Выберите из числа своих сотрудников самого организованного и ответственного. Освободите его от основной работы.
  • Сделайте объявление на собрании о предстоящем переезде в новый офис, или отправьте каждому на электронный адрес письмо с обязанностями. Убедитесь что каждый ознакомился с поставленной задачей.
  • Каждый сотрудник составляет свой список вещей, перечень техники, мебели которыми они пользуется. И предоставит список уполномоченному по переезду.
  • Заранее купите коробки и упаковочный материал и распределите в зависимости от объема вещей. Если упаковки не будет хватать, будет время докупить нужное количество.
  • После упаковки коробки обязательно подпишите ее содержимым: имя, номер рабочего места, отдел. Офисные столы, тумбы, стеллажи, шкафы так же маркеруйте.
  • Составьте план размещения рабочих мест в новом офисе, согласно нумерации и отделов, это позволит грузчикам задействованных для офисного переезда, все расставлять на запланированные места.

Пример план схемы размещения в новом офисе.

Перевозка офисной техники и оборудования

Каждый офис оснащен офисным оборудованием, техникой. Перевозка офисной компьютерной техники, серверов требует особого внимания и аккуратности при перемещении.

Если у Вас сохранилась родная упаковка — это очень хорошо, так как она имеет степень защиты. Если упаковки нет, купите или закажите в мувинговой компании следующий упаковочный материал:

  1. Воздушно — пузырчатая пленка шириной 1,20 м., с расчета два метра на один монитор
  2. Гофрокартон листы
  3. Стрейч пленку
  4. Скотч

Лучше всего компьютерную технику перевозить в специализированных пластиковых коробках

Отключение и демонтаж офисного оборудования проводите за день до переезда, во второй половине дня к завершению работы офиса.

Сотрудникам Вашей компании придется задержаться на работе, чтобы остатки офисных вещей подготовить к перевозке. Предупредите их сразу, чтобы они могли предупредить своих родных и планировали свой день заранее.

Перевозка офисной мебели • кому доверить разборку и повторную сборку

Переезд офиса с мебелью так же требует предварительного планирования, при возможности проводить разборку и упаковку заранее. Не нужную офисную мебель, которая Вам не пригодится в новом офисе, отдайте или утилизируйте через специальные службы.

Мы настоятельно рекомендуем заказать грузчиков — мебельщиков для перевозки офисной мебели и не экономить на упаковочных материалах. Помните мебель стоит намного дороже по сравнению с стоимостью за услуги специалистов.

Вывод

Перевозка офиса — это не легкий процесс и требует профессионального подхода на каждом этапе и процессе переезда, учитывая специфику бизнеса, расположение офисов, этажности, объема офисного имущества и много, много других нюансов.

Если не уверены в правильности Вашей стратегии при подготовке переезду офиса, закажите специализированные услуги в Мувиноговой компании под ключ.

Услуги по переезду офисов в Киеве MОVERS & MOVING

За многолетний опыт работы по организации офисных переездов, нами были разработаны эффективные решения, которые позволяют перевезти офис по Киеву, с Киева по Украине, с минимальными временными потерями, сохраняя постоянную связь с клиентами компании которая переезжает.

  • Быстрая и бесплатная оценка; Планирование офисного переезда начинается с информирования вас о стоимости услуг. Это зависит от ряда вещей, таких как расстояние между офисов, объем работ, расположение офиса — этажи, погрузка и разгрузка, правила торгового или бизнес центра относительно использования лифтов, парко места и т.д. В течение 30 минут вы можете узнать о расходах на офисный переезд онлайн — запищите панорамное видео или сделайте фотографии, отправьте их нам по электронной почте или с помощью смартфона! 
  • Услуги по упаковке; Ваше ценное офисное оборудование будет защищено от повреждений после того, как его упакуют наши специалисты по упаковке.Если вы переезжаете в новое офисное здание или просто нуждаетесь во временном хранении, мы можем вам помочь. Многие наши новые клиенты удивляются скорости, с которой наша команда специалистов по офисной мебели могут безопасно и эффективно разобрать, упаковать и снова собрать, от больших конференц-столов до сложных шкафов купе, дорогой мебели.
  • Разборка и сборка мебели; Опытные мебельщики профессионально разберут, упакуют с специальный защитный упаковочный материал, соберут и расставят мебель в новом помещении.
  • Демонтаж; Вам не нужно искать отдельно специалистов по отключению и подключению офисного оборудования. Теперь все услуги по переезду собраны в одном месте.
  • Упаковочный материал; Не теряйте времени на поиск необходимого упаковочного материала и коробок, высокопрочный защитный упаковочный материал Вы можете заказать у нас.
  • Надёжные пластиковые боксы; предлагаем в аренду пластиковые коробки, чтобы безопасно перевезти офисную компьютерную технику и оборудование.
  • Сервис под ключ; ✓ Наша профессиональная команда координаторов, грузчиков с «чистотой» биографических данных, которые действительно ценят и заботятся об имуществе клиентов.✓ Мы будем работать с Вами в соответствии с Вашим графиком по предварительной договоренности. Будут назначены индивидуальные координаторы процесса.

Как рассчитать стоимость офисного переезда

Стоимость офисного переезда рассчитывается индивидуально и зависит от ряда факторов.

  • Форма оплаты безналичный/наличный/комбинированный.
  • Количество нанятых грузчиков для офисного переезда
  • Объем и грузоподъемность грузовых машин
  • Количество машин, задействованных в офисном переезде — Общее количество рабочих часов — Ставка подача
  • Общее количество рабочих часов — Дневной тариф, ночной тариф
  • Виды дополнительных услуг, предоставляемых специалистом
  • Расход упаковочных материалов при условии заказа у нас
  • Весовая категория для перевозки, вес объекта от 80 кг.
  • Если нет лифта, предмет спускается или поднимается вручную.
  • Вы можете узнать стоимость наших услуг или заказать смету.
Экономически эффективный недорогой офисный переезд возможен, если вы подготовите все имущество и привлечете своих сотрудников.
ПРАКТИЧЕСКИЕ СОВЕТЫ — РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ ОФИСОВ РАСПОЛОЖЕННЫХ В ОФИСНЫХ БИЗНЕС ЦЕНТРАХ 

На какие нюансы вам нужно обратить особое внимание и знать о них, готовясь к переезду.
Какие вопросы необходимо решить в первую очередь.
Ваша компания подписала договор аренды нового офиса и планирует переезд.
1. проинформируйте сотрудников вашей компании о планируемом переезде.
2. Было бы неплохо осмотреть новое офисное помещение, чтобы вы могли упорядочить расположение рабочих мест и отделов. Сотрудники также могут спросить: «Как мне туда добраться?
3. убедитесь, что у вас есть план переезда, в котором указано, какие отделы будут перевезены в первую очередь и какие будут следующие шаги.
4. Не забудьте о своих клиентах и партнерах. Отправьте им электронное письмо с новым адресом, а также схемой проезда и картой. 

В какой день и время вы хотите перевезти свой офис.

1) Если вы крупная компания, лучше всего начать планировать и готовиться к переезду за месяц до его начала.
День и время переезда будут зависеть от специфики вашего бизнеса и правил вашего офисного центра. В этом случае имейте в виду, что переезд возможен только вечером или в выходные дни.
3) Если вы оказались в ситуации, когда вам необходимо организовать срочный офисный переезд В этом случае вам будет сложно обойтись без специализированной мувинговой компании.
Как уже говорилось, можно нанять срочного грузчика и машину, но желательно предварительно сфотографировать ваше рабочее пространство и сделать как можно больше фотографий вашей мебели и вещей. Эти фотографии помогут координатору определить количество и прислать нужное число грузчиков и автомобилей.

В случае самостоятельной подготовки имущества, мебели, офисной техники, постарайтесь правильно все подготовить.

В случае самостоятельной подготовки мебели, оргтехники постарайтесь все подготовить правильно.
Положите все предметы и принадлежности в ящики. Обязательно пометьте каждую коробку ее содержимым и именем сотрудника или отдела. Убедитесь, что коробка хорошо запечатана, так как она может открыться во время перемещения.
Очистите все шкафы, полки и ящики. Наклейте на столы наклейки с номером отдела офиса или именем сотрудника, чтобы при переезде в новую комнату можно было сразу расставить мебель согласно плану и этажа.
Избавьтесь от ненужных документов и мебели, потому что ненужные вещи занимают больше времени.
Если вы выполните указанные выше действия, переезд будет выполнен быстро. Теперь все в ваших руках, если вы сами готовитесь к переезду.
Не уверены, что сможешь это сделать?
Попросите наших координаторов позаботиться об оценке, планировании и организации, что упростит весь процесс.
Вы можете позвонить нам для получения дополнительной информации
+380 95 446-53-93  +380 63 714-47-47